一、采购流程管理
1. 需求申报与审批
需求部门提交《采购申请单》，明确材料名称、规格、数量、用途及预算，经部门负责人、分管副总审批后交采购部门。
紧急采购需注明原因，审批权限根据金额分级（如1万元以下由部门主管审批，1万元以上需总经理或董事长核准）。
2. 采购计划制定
采购部门根据需求制定计划，包括采购方式（招标、询价、竞争性谈判等）、时间节点及预算分配，经财务部审核后执行。
大宗采购（如金额超10万元）需纳入年度预算，并提前进行市场调研。
3. 供应商选择与评估
初筛：通过公开招标、行业协会推荐等方式收集供应商资质（营业执照、质量认证、行业口碑等）。
评估：综合考量价格、质量、交货期、服务等，建立供应商评分体系，定期复审并更新供应商库。
合作：优先选择长期合作、信誉良好的供应商，签订框架协议以降低交易成本。
4. 合同签订与执行
明确合同条款：标的物明细、交付时间、验收标准、付款方式（如30%预付款+70%到货付款）、违约责任等，法务部审核后签订。
合同变更需经双方书面确认，重大变更需重新审批。
二、采购实施规范
1. 采购方式选择
公开招标：适用于大宗或标准化物资（如钢材、设备），需发布招标公告，评标委员会综合评分。
询价比价：小额采购需至少3家供应商报价，择优选择并记录比价过程。
单一来源采购：仅限技术垄断或紧急情况，需附书面说明并经高层审批。
2. 验收与入库管理
到货验收：质检部门按合同标准抽检（如抽样率不低于10%），出具《验收报告》。
不合格处理：退货或换货，供应商承担相关费用；重复不合格者移出供应商库。
入库登记：库管核对数量、规格后录入系统，生成《入库单》并与财务对账。
3. 付款与结算
财务部凭合同、验收单、发票按约定付款，付款前需核对供应商账户信息。
预付款需严格控制比例（一般不超合同总额30%），尾款保留5%-10%作为质保金。
三、监督与风险控制
1. 内部监督
审计监督：定期抽查采购流程合规性，重点检查高价、高频采购项目。
廉洁管理：采购人员签署《廉洁承诺书》，禁止收受回扣，违规者追责并公示。
2. 绩效评价
设立KPI指标：采购成本节约率、供应商交货准时率、质量合格率等，每季度评估并优化。
采购部门需提交《季度采购分析报告》，总结问题并提出改进措施。
3. 风险应对
供应链风险：建立备选供应商名单，避免单一来源依赖。
合同风险：明确不可抗力条款，购买商业保险覆盖运输、仓储环节。
四、特殊场景管理
1. 紧急采购
简化审批流程（如口头报备后补手续），优先选择已合作供应商，事后需提交专项说明。
2. 战略采购
对核心物资（如芯片、进口材料）建立长期战略合作，通过批量采购锁定价格。
3. 绿色采购
优先选择环保认证供应商，推动使用可回收材料，纳入企业ESG考核。
五、制度文件与模板
1. 常用表单
《采购申请单》《供应商评估表》《验收报告》《付款审批单》等。
2. 合同模板
标准化采购合同、框架协议、质量保证协议等，需法务部定期更新。
引用来源：
采购流程与供应商管理
监督与绩效评价
风险控制与合规要求
以上制度可根据企业规模、行业特性调整，建议结合《国有企业采购管理规范》及《采购需求管理办法》优化细节。
